الرئيسية
أحدث الصور
1- التنسيق بين أعضاء الفريق وتوزيع المهام والأدوار
2- تسليم ملف المؤسسة وإدارة عملية فحصه
3- التنسيق لإعداد جدول زيارة الفريق للمؤسسة
4- القيام بالزيارة التنسيقية
5- التنسيق مع المعنيين بالأمر لتحديد أماكن الإعاشة والإقامة للفريق
6- التأكد من تنفيذ أعضاء الفريق للخطة المتفق عليها للمراجعة
7- التدخل عند الضرورة فى تعديل مسار عمليات المراجعة
8- التأكد من صدق عمليات المراجعة الخارجية بإختبار عينات عشوائية من أعمال المراجعين
9- الإجتماع مع مدير المؤسسة بصورة منتظمة خلال أيام المراجعة الخارجية لإطلاعه على سير المراجعة اليومية
10- الإجتماع بأعضاء الفريق فى نهاية كل يوم لتقويم الأداء وكتابة تقرير عما تم مراجعته أولاً بأول من قبل كل عضو من الأعضاء
11- تقديم المشورة الفنية لأعضاء المراجعة بصفة مستمرة
12- تزويد المؤسسة بصورة عامة عن أبرز جوانب التحيز والقصور فى الأداء، وسبل تحسينه
13- كتابة التقرير الخارجى للاعتماد وضمان صدقه وموضوعيته
14- تسليم التقرير الخارجى للاعتماد للهيئة
15- توفير معلومات وإجابات عن الاستفسارات والأسئلة التى قد تلى تسليم التقرير الخارجى للاعتماد
16- القيام بدور المتحدث الرسمى للفريق
معايير المراجعة الخارجية :
1- الواقعية : كفاية الأدلة والشواهد / تقويم عملية جمع البيانات / تفسير البيانات فى ضوء الأدلة المتوفرة / استناد تقرير المراجعة على عمليات التحليل والاستدلال وتقديم الحجج.
2- استثمار المعلومات : إعداد خطة جيدة للمراجعة وتحديد إجراءاتها بوضوح / إجابة عملية المراجعة عن تساؤلات خاصة بالمؤسسة / وصف تقرير المراجعة للسياق الذى يوجه داخل المؤسسة / تضمن تقرير المراجعة كيفية نهوض المؤسسة بمستوى أدائها / نشر نتائج المراجعة الخارجية للمعنيين بالأمر.
3- المرونة والإقتصاد : توظيف خلفيات وخبرات الفريق فى توزيع الأدوار والمهام / إجراء المراجعة الخارجية فى مواقف فعلية وعملية لتقليل الفاقد من المعلومات / فحص الشواهد والأدلة للتحقق من مدى استيفاء مجموعة من المعايير معاً / مرونة الجدول الزمنى لعملية المراجعة.
يراعى ما يلى عند فحص الملف :
- الدراسة التحليلية الناقدة لمحتوى الملف لتكوين فروض مبدئية عن وضع المؤسسة لتوجه عمل الفريق وهى بحاجة إلى التحقق من صحتها.
- تأكد رئيس الفريق من المام كل عضو بمحتوى الملف ليكون الفريق فكرة شاملة وواضحة عن واقع المؤسسة.
- محاولة الإجابة عن تساؤلات :
1- هل هناك قصور فى استيفاء بعض البيانات والأدلة ؟
2- هل هناك تناقض فى تقييم معايير/مجالات ترتبط ببعضها البعض ؟
3- هل هناك غموض / تساؤلات لدى الفريق عن عمليات التقييم، الأدلة والشواهد، بناء خطط التحسين ؟
4- هل هناك جوانب مميزة للمؤسسة بحاجة إلى دعم ؟
5- هل اشترك العاملون بالمؤسسة والمعنيون فى عمليات التقييم الذاتى وبناء خطط التحسين وكيف ؟
- يعمل رئيس الفريق على استيفاء جوانب القصور فى المعلومات التى تظهرها عملية فحص محتوى الملف اثناء الزيارة التنسيقية للمؤسسة.
- الحرص على وضع خطة الزيارة الميدانية على توفير شواهد وأدلة للقضايا والتساؤلات التى تثيرها نتائج فحص مستوى الملف.
آليات فحص الملف :
- يقوم كل عضو بفحص الملف وتسجيل نتائج الفحص ثم مناقشتها لوضع صورة كلية لواقع المؤسسة تساعد على وضع خطة الزيارة الميدانية.
- يتضمن الملف ستة أجزاء لكل منها آلية مختلفة فى الفحص- يصبح الربط بين نتائج فحص تلك الأجزاء مهمة فى الحكم على مدى اتساقها والتوصل إلى تشكيل صورة كلية لواقع المؤسسة تمكن الفريق من إصدار أحكام دقيقة وتقديم نصح مناسب.
. يجيب الجزء الخاص بالمنهجية فى دراسة التقييم الذاتى عن تساؤلات خاصة بمدى صحة إجراءات عمليات التقييم الذاتى .
. السياق المؤسسى يفسر نتائج التقييم الذاتى للمؤسسة وعلى الفريق التأكد من دقة ما ورد عن السياق وكيف استخدمته المؤسسة فى تفسير النتائج والتحديات والفرص المتاحة.
. الجزء الخاص ببيانات المؤسسة يكون من المفيد الرجوع إلى مجال القدرة المؤسسية وكذلك السياق المؤسسى فى تكوين صورة متكاملة عن المبنى.
- تتم دراسة مكونات الملف من الجانبين الكمى والكيفى والتأكد من منطقية كل منهما وعدم وجود تناقض بينهما.
- عملية مراجعة الملفات تسهم فى اتخاذ فروض مبدئية عن وضع المؤسسة وهى خطوة مهمة وتمهيدية لما يليها من عمليات توزيع الأدوار والمهام وإعداد جدول الزيارة.
إعداد خطة الزيارة الميدانية :
يجتمع أعضاء الفريق لوضع خطة عمل الفريق أثناء الزيارة الميدانية ويتم فى هذا الإجتماع :
1- توزيع مهام العمل 2- وضع جدول مقترح للزيارة
توزيع المهام : فى إطار المحاسبية يتحدد فى ضوء :
1- التحقق من كافة المعلومات الواردة فى الملف
2- الإستفادة من الخبرات المختلفة للأعضاء بحيث يعهد إلى كل عضو القيام بالمهام الأقرب إلى خبرته وتخصصه
- قد يسند إلى كل عضو مجالات بعينها للحكم عليها
- قد يسند إلى كل عضو معايير مرتبطة ببعضها وفى هذه الحالة يكون الحكم على المجال الواحد عملاً جماعياً وليس فردياً.
- يسند لكل عضو مهام أساسية وأخرى احتياطية
- يجب مراعاة جميع الأدوات التى يستخدمها الفريق فى جمع البيانات